Coordonnateur (trice) & assistant (e) aux estimateurs

Objectif du poste

Assurer le soutien administratif, opérationnel et technique de l’équipe d’estimation afin d’optimiser leur efficacité, favoriser la fluidité des opérations et garantir le respect des échéanciers. Le titulaire agit comme point central pour la coordination des mandats, la gestion de la documentation et l’amélioration continue des processus.

Connaissances et aptitudes requises
En tant que coordonnateur(trice), vous devez posséder un esprit de collaboration et d'engagement, ainsi qu'un sens aigu du souci du détail et avoir un intérêt marqué pour le bâtiment. Vous serez responsable de la gestion efficace de plusieurs dossiers simultanément, faisant preuve de discrétion, de jugement et de compétences exceptionnelles en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit. La gestion du temps, des priorités et une excellente maîtrise de Microsoft Office sont essentielles pour ce rôle.

Responsabilités principales

Soutien aux estimateurs

Assister les estimateurs dans la collecte, la validation et la mise en forme des informations des dossiers (plans, estimation, photos, etc.).
Effectuer des recherches sur les matériaux, les fournisseurs, les prix ou les conditions locales de construction.
Préparer les gabarits de rapport selon les standards de l’entreprise.

Coordination des dossiers

Planifier et organiser les visites de sinistre par les estimateurs.
Coordonner les calendriers selon les échéanciers établis.
Coordonner la mise à jour des statuts de dossiers dans divers logiciels.
Assurer la communication proactive avec les assurés, les collaborateurs et les membres de l'équipe.
Gérer efficacement l'archivage, la numérisation, le classement et le traitement des documents.
Gérer plusieurs boîtes de courriels et répondre aux appels téléphoniques généraux.
Gestion du courrier postal.
Apporter un soutien à la planification des nouveaux mandats ou demandes.
Toutes autres tâches connexes.

Administration et documentation

Gérer la nomenclature, le classement et l’archivage des documents (plans, photos, devis, courriels, etc.).
Préparer et transmettre les communications administratives (accusés de réception, suivis, demandes d’information).

Exigences :

Au moins 2 ans d'expérience dans un rôle administratif similaire.
Formation pertinente en bureautique, secrétariat ou administration (DEC, DEP ou AEC).
Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.
Bilinguisme français/anglais requis.
Connaissance du domaine de l’assurance (après sinistre) un atout.
Avoir un intérêt marqué pour le bâtiment.